La Guida di SiteGround per lo smart working

Data l’attuale situazione mondiale, in cui la maggior parte di noi ha dovuto adattarsi rapidamente a lavorare da casa, desideriamo pubblicare la guida della nostra azienda per gestire al meglio lo smart working in una situazione di quarantena. 

Condividere è un modo per aiutarsi a vicenda. Se hai  suggerimenti su come ottimizzare il lavoro da casa condividili nei commenti!

Comunicazione ed efficienza del lavoro

• Incontri con il tuo manager e il tuo team. La principale differenza tra i team da remoto e quelli di persona è la comunicazione. Aggiornatevi quotidianamente su Slack o sul vostro sistema di chat preferito, anche solo per vedere come sta andando. Per il brainstorming, le conversazioni strategiche, le riunioni individuali o le riunioni con tutto il team, le videochat funzionano meglio. Quindi preparati a utilizzare Zoom, Hangouts o qualsiasi altro software di videochiamata.
  In SiteGround, ad esempio, abbiamo iniziato a tenere videochiamate settimanali informali, ospitate dal nostro fondatore e dall’amministratore delegato: servono a fare un check con tutti e non sono strettamente legate al lavoro.
• Imposta canali di collaborazione. Se non hai già un canale dedicato al tuo team, creane uno. Parlare e condividere sono fondamentali quando tutti lavorano da casa.
• Dedica più tempo a chiarire gli obiettivi. La comunicazione scritta via chat può essere meno chiara della comunicazione verbale. Ricontrolla di aver compreso correttamente tutte le attività che ti vengono assegnate e i loro requisiti. Allineati in modo puntuale con il tuo manager su quali sono le sue aspettative e non aver paura di fare domande in qualsiasi momento, fino a quando non avrai la certezza di aver capito tutto ciò che è necessario per portare a buon fine il tuo task.
• Aggiorna tutti, anche più del necessario. Quando si è distanti, alcune aspetti potrebbero perdere visibilità e non essere recepiti da tutti. Compensa con comunicazioni extra, aggiornando le persone più volte sulla stessa cosa, anche quando pensi che non sia davvero necessario.
• Costruisci fiducia, relazione e affidabilità. Se non riesci a completare qualcosa in tempo o hai dubbi e problemi, comunicalo in anticipo e in modo proattivo.
• Tempo e attenzione sono tutto. In una situazione in cui la comunicazione scritta aumenterà, è importante stabilire regole di lavoro e orari in cui concentrarsi sui propri compiti. Anche in questo caso, comunica chiaramente con il tuo team, magari impostando lo stato corrispondente in Slack (o in qualsiasi sistema di comunicazione utilizzi) o disabilitando del tutto le notifiche. Per alcuni compiti, è necessario silenzio e concentrazione. Come anticipato, per il brainstorming, le conversazioni strategiche e le riunioni, le videochiamate sono sempre privilegiate.

Dai il massimo! (anche online)

• Quando non si è in ufficio, i rapporti aziendali sono più complessi. Fai uno sforzo per interagire con i tuoi colleghi online, come avresti fatto in ufficio. Proponi al tuo team di fare attività online – qualsiasi cosa pensi possa sollevare lo spirito di tutti.
• Il tono non si percepisce sempre per iscritto. Quindi, quando possibile, nella comunicazione scritta, se informale, usa gli emoji per comunicare il tuo tono e il tuo intento ?. Se usi una bella GIF guadagni punti extra.
• Fai call giornaliere con i tuoi colleghi. Incontratevi online più di quanto fareste normalmente. Pranza o prendi un caffè pomeridiano con un collega usando Zoom, Slack o Hangout.

Benessere e lotta contro l’isolamento

• Prova a seguire un normale programma di lavoro. Mantenere la produttività lavorando da casa, significa mantenere la stessa mentalità che si ha quando si va in ufficio. Quindi non sovraccaricarti di lavoro, non lavorare fino a tardi e togliti il pigiama!
• Fai delle pause alzandoti dalla tua area di lavoro durante il giorno. Dai un’occhiata fuori, segui una routine di allenamento veloce o muoviti un po’! Prenderti una boccata di aria fresca (dal balcone) e fare un po’ di esercizio fisico può fare molto per mantenerti concentrato e in salute!
• Evita di controllare costantemente le notizie. Cerca solo informazioni per adottare misure pratiche per proteggere te stesso e i tuoi cari. Imposta orari specifici (solo una o due volte al giorno) per controllare le notizie. Il flusso costante di informazioni su un focolaio può farti sentire preoccupato o sopraffatto e questo non aiuta nessuno.
• Crea chat in cui puoi semplicemente scherzare o sfogarti. Un gruppo #macchinettadelcaffè è un buon esempio. Puoi creare o unirti a un gruppo dedicato ai #lettoriaccanati. Perché non far partire un book club, come abbiamo fatto in SiteGround? Potresti anche iniziare a condividere i tuoi manicaretti (o anche i tuoi fallimenti culinari) in un canale #foodies, come facciamo noi. Questi sono tutti ottimi modi per rimanere in contatto e conoscere meglio i tuoi fantastici colleghi!
• I tuoi amici e contatti sono sempre lì. Chiama i tuoi amici e familiari ogni giorno. Ora non puoi più dire “sono troppo occupato in ufficio”!

❤️ Ricordati di esprirmere il tuo apprezzamento verso gli altri

Il 22 marzo di quest’anno SiteGround ha festeggiato 16 anni di attività. Anche se non abbiamo potuto festeggiare con il nostro team in ufficio, ci siamo presi un momento per riconoscere quanto siamo fortunati ad avere l’un l’altro! Abbiamo già passato momenti difficili insieme, anche se non così difficili come questa volta, ma possiamo ancora restare uniti, anche quando siamo separati. Aiutarci a vicenda, essere gentili e imparare da questa situazione. 

Resta a casa. Stai al sicuro e andrà tutto bene!