Come impostare le risposte automatiche per le tue email

Le risposte automatiche ti permettono di impostare dei messaggi di risposta automatici per i tuoi account email. Ad esempio, i tuoi clienti possono ricevere una conferma che il loro messaggio sia stato ricevuto o se vai in vacanza puoi informare i tuoi amici e clienti che non sei disponibile in quel momento.

Come creare una risposta automatica nel site tools – Video tutorial

Creare una risposta automatica

Per accedere al menu delle risposte automatiche vai nel tuo Site Tools > Email > Risposta automatica:

La configurazione della tua risposta automatica prevede diversi campi importanti che ti permettono di personalizzare i tempi e le modalità di invio dei messaggi automatici. Ecco una descrizione dettagliata di ciascun campo:

• Indirizzo risposta automatica: Inserisci l’indirizzo email che invierà le risposte automatiche. Si tratta dell’indirizzo associato all’account per il quale si sta impostando il sistema di risposta automatica.
• Mittente risposta automatica: Specifica il nome che i destinatari vedranno nel campo “Da” nella risposta automatica. Potrebbe essere il tuo nome completo, la tua figura professionale, il nome della tua azienda o del tuo dipartimento.
• Oggetto: Crea un oggetto per l’email di risposta automatica. Deve essere chiaro e conciso, poiché è la prima cosa che il destinatario vede e deve indicare che l’email è una risposta automatica.
• Corpo: scrivi il messaggio che si desidera trasmettere ai destinatari. Questo messaggio deve essere cortese e informativo, fornendo dettagli come l’orario di rientro previsto e opzioni di contatto alternative, se necessario.
• Data di inizio (opzionale): Scegli la data in cui si desidera che il sistema di risposta automatica inizi a inviare i messaggi. È utile se si sta pianificando un’assenza futura. Da lasciare vuoto se si desidera che la risposta automatica abbia effetto immediato.
• Ora di inizio (opzionale): Oltre alla data di inizio, è possibile specificare l’ora esatta del giorno in cui deve attivarsi questa funzione.
• Data di fine (opzionale): Questo campo richiede la compilazione della Data di inizio. È possibile impostare una data di fine per le risposte automatiche. Dopo questa data, l’autorisponditore non invierà più messaggi automatici.
• Orario di fine (opzionale): In modo simile all’ora di inizio, è possibile impostare l’orario precisa nella data di fine in cui il risponditore automatico deve cessare di funzionare.
• Intervallo di attesa: Questa impostazione consente di controllare la frequenza con cui l’autorisponditore invia messaggi allo stesso indirizzo email. La prima risposta automatica a qualsiasi nuova email in arrivo viene inviata immediatamente, assicurando che ogni mittente riceva una prima conferma senza ritardi. Se lo stesso indirizzo email invia un altro messaggio, il risponditore automatico invierà un’altra risposta solo dopo che sarà trascorso l’intervallo di attesa. Impostando un tempo di attesa (in ore), si impedisce all’autorisponditore di inviare messaggi ripetuti a un destinatario in un determinato lasso di tempo. Ad esempio, se si lascia il valore predefinito di 24 ore, lo stesso destinatario non riceverà un’altra risposta automatica se invia un’altra email entro 24 ore dal primo messaggio.

Configurando attentamente ciascuno di questi campi, è possibile adattare il risponditore automatico alle proprie esigenze specifiche e al proprio calendario. Questo assicura che le risposte automatiche vengano inviate solo quando è necessario e appropriato, mantenendo la professionalità e la chiarezza della comunicazione con i propri contatti.

Clicca su Crea per creare la risposta automatica.

Eliminare una risposta automatica

Può capitare di dover eliminare una risposta automatica, magari perché non è più necessaria o perché si desidera crearne una nuova con informazioni diverse.

Per rimuovere un autorisponditor, vai in Site tools -> Email -> Risposta automatica. Nella sezione Gestisci risposte automatiche vedrai tutte le risposte automatiche che hai creato, indipendentemente dal fatto che siano attive o meno. Clicca sull’icona Cancella per eliminare quella che non ti serve più e conferma l’eliminazione dal popup che appare.