Le cold email: tutti ne hanno ricevute, molti ne hanno mandate, pochi le fanno davvero funzionare.

Per la maggior parte di quelli che le inviano sono una lotteria frustrante. Messaggi che finiscono direttamente nello spam, tassi di risposta deludenti, il timore costante di violare il GDPR senza nemmeno rendersene conto. Eppure, quando sono progettate con criterio, le email a freddo sono un canale efficace, scalabile e facilmente monitorabile per avviare conversazioni B2B di valore.

In questo articolo adottiamo un approccio pratico e senza giri di parole. Affronteremo i veri punti dolenti delle cold email: come evitare lo spam, come aumentare le risposte senza sembrare aggressivi, come muoversi nel rispetto di privacy e GDPR, tutto con esempi pratici di “pitch” a cui ispirarsi e da adattare il tuo tono di voce.

Se vuoi smettere di mandare email nel vuoto e iniziare a costruire conversazioni reali, sei nel posto giusto.

Cos’è una cold email o email a freddo

Una cold email, o email a freddo, è una comunicazione inviata a un destinatario con cui non esiste alcuna interazione precedente. Nessun contatto, nessuna iscrizione, nessuna relazione pregressa. È, a tutti gli effetti, il primo passo.

Nasce sempre con lo scopo preciso di:

• Presentarsi e presentare la propria attività
• Proporre un’idea
• Offrire un prodotto o un servizio
• Avviare una conversazione che prima non esisteva

Per questo è uno strumento molto usato da imprenditori, consulenti, freelance e team commerciali B2B che vogliono farsi notare. Ma attenzione, una cold email non deve essere una pubblicità. È piuttosto un pitch professionale e ragionato ma comunque personale e umano. Devi risultare competente, ma non distante. Informativo, ma non noioso. Interessante, senza sembrare disperato.

	Cold email	Email di marketing
Definizione	Primo punto di contatto con persone con cui non esiste una relazione. Comunicazione inattesa.	Messaggi inseriti in una relazione già avviata. Newsletter, aggiornamenti, comunicazioni attese dagli utenti.
Focus	Presentarsi e offrire valore al destinatario.	Coltivare il rapporto, mantenere interesse, informare ed educare.
Obiettivo	Avviare una conversazione e aprire la porta a interazioni future, generare lead.	Coltivare lead, generare conversioni, vendite ripetute o fidelizzazione.
Pubblico	Potenziali clienti, partner o collaboratori selezionati.	Lead già acquisiti, clienti esistenti, individui che hanno già interagito con il brand.
Personalizzazione	Elevatissima, costruita sul singolo destinatario.	Segmentata, coerente all’interno di un gruppo di utenti.

Una paura comune con le email a freddo è “sto scrivendo a qualcuno che non mi conosce, rischio di finire nello spam”. Paura comprensibile, ma è proprio per questo che nei prossimi paragrafi vedremo come costruire cold email personali, documentate, rispettose delle regole e che, soprattutto, arrivano nella casella giusta.

Come lanciare una campagna di cold email

Ti presenteresti mai ad un appuntamento di lavoro senza esserti preparato? Allo stesso modo, prima di lanciare una campagna di cold email marketing, serve pianificare la strategia con metodo. La prima impressione è anche l’ultima occasione per non finire nel cestino o, peggio, nel filtro antispam. 

Con una solida strategia, da un lato riduci il rischio di segnalazioni come spam e dall’altro, stabilisci una direzione chiara e quindi misurabile. 

1. Stabilisci gli obiettivi

Come abbiamo appena detto, avere obiettivi chiari ti permette di rendere il messaggio più diretto, aiutano a evitare divagazioni e permettono di valutare i risultati in modo oggettivo. Gli obiettivi più comuni delle cold email sono:

• Generare lead qualificati
• Costruire partnership o collaborazioni
• Promuovere un nuovo prodotto o servizio
• Ottenere link o citazioni editoriali

Più obiettivi cerchi di raggiungere contemporaneamente, meno centrata, e quindi meno funzionale, più confusa, sarà la tua cold email. Ogni campagna dovrebbe avere un solo obiettivo primario. 

2. Identifica il pubblico ideale

Una campagna di cold email outreach, non importa quanto ben scritta, fallisce se inviata alle persone sbagliate. Identificare il pubblico ideale significa aumentare le probabilità di risposta e, allo stesso tempo, dare valore a ogni singolo contatto.

Più conosci il tuo pubblico, più diventa semplice scegliere tono di voce, contenuti e argomentazioni. Capisci cosa si aspettano, cosa li infastidisce e soprattutto cosa può catturare la loro attenzione in una casella di posta già affollata.

Il punto di partenza è la definizione dell’Ideal Customer Profile (ICP). Per ogni profilo cliente ideale dovresti chiarire almeno questi aspetti:

• Settore di appartenenza
• Azienda (tipo, dimensione, caratteristiche)
• Ruolo professionale e livello decisionale
• Problemi concreti che affronta nel lavoro quotidiano
• Fattori che influenzano le decisioni di acquisto o collaborazione

Per ciascun punto devi sapere, senza esitazioni, in che modo il tuo prodotto o servizio rappresenta una soluzione. Se questa connessione non è chiara a te, non lo sarà nemmeno per chi riceve l’email.

Una volta definito l’ICP, il passo successivo è individuare lead reali che rispecchiano quei criteri. Se il pubblico è ampio, lo avrai segmentato in più ICP basati su caratteristiche o bisogni specifici, che ti serviranno a personalizzare i messaggi e rendere ogni email credibile.

3. Ottieni le informazioni di contatto

Nella maggior parte dei casi, il punto di partenza è LinkedIn. È lo strumento più efficace per capire chi fa cosa all’interno di un’azienda e se quella persona è davvero rilevante per il tuo obiettivo.

Quando l’email non è visibile pubblicamente, puoi ricorrere a piattaforme di outreach per reperire i contatti professionali. Un paio di dritte:

• Punta sempre alla persona più rilevante all’interno di un team. Per esempio, se stai facendo link building, parla con chi si occupa di SEO, marketing o PR.
• Privilegia sempre email di lavoro individuali, evitando indirizzi generici come info@ o hr@
• Organizza i contatti (anche in un semplice foglio di calcolo) in base a dati come ruolo e seniority, Tipo di azienda, Settore, Dimensione dell’azienda

Tutto questo organizzazione serve a costruire messaggi più pertinenti, migliorare le risposte e ridurre drasticamente il rischio di invii inutili. 

4. Scegli una piattaforma di email marketing solida

Una campagna di cold email prospecting non si gestisce bene solo con l’account email aziendale e un po’ di copia-incolla. Serve una scelta infrastrutturale di email marketing affidabile, progettata per sostenere volumi controllati, flussi strutturati e soprattutto una buona deliverability. Una piattaforma solida ti permette di:

• Organizzare i lead in modo ordinato e segmentato
• Creare workflow di invio e follow-up coerenti
• Programmare le email nei momenti più opportuni
• Monitorare aperture, risposte e interazioni
• Ridurre il rischio di finire nei filtri antispam

Il beneficio più sottovalutato è la protezione della reputazione del mittente. Ogni email inviata contribuisce a costruire o danneggiare la fiducia che i provider ripongono nel tuo dominio. Uno strumento di email marketing ben configurato come quello di SiteGround lavora in silenzio su questo fronte, rendendo più efficaci sia le tue campagne di cold email che tutte le comunicazioni future.

In altre parole, non è solo una questione di comodità operativa. È una scelta infrastrutturale che ha impatti diretti sulle performance e sulla sostenibilità del tuo email marketing nel tempo.

5. Costruisci il tuo template di cold email

Puoi crearne uno da zero oppure partire da modelli predefiniti messi a disposizione dalla piattaforma scelta. La seconda opzione è spesso la più sensata se non sei un designer. 

Usare un template per le tue cold email ti garantisce proporzioni corrette, leggibilità, rispetto delle linee guida di accessibilità e una resa coerente su diversi dispositivi e client di posta. Tutti elementi che incidono, indirettamente o meno, sulla deliverability e sull’esperienza dell’utente.

Un buon template dovrebbe essere:

• Pulito e privo di elementi superflui (elementi grafici non invadenti, testo dritto al punto)
• Facile da scorrere e comprendere a colpo d’occhio (quindi nel rispetto dell’accessibilità web, con contrasti e dimensioni adatti)
• Coerente con la personalità del brand, senza sovraccaricare il messaggio (tono, messaggio, palette e font)

6. Usa un buon oggetto email

L’oggetto della email è la prima impressione, è il motivo per cui un destinatario decide se aprire o ignorare la tua email, quindi va costruito con cura e strategia.

Un buon oggetto dovrebbe essere:

• Intrigante: stimola curiosità senza sembrare clickbait
• Chiaro: far capire subito di cosa tratta l’email
• Coerente con il contenuto e il messaggio che seguirà

Accoppiato a un testo di anteprima (il preview text) ben pensato, l’oggetto diventa un piccolo teaser che anticipa il valore dell’email e aumenta le probabilità di apertura. Ecco cinque approcci pratici da considerare per le tue campagne:

Tipologia di oggetto	Come funziona	Esempio
Domanda	Attiva la curiosità ponendo una domanda diretta	“Stai sfruttando al massimo il potenziale della tua flotta?”
Orientato ai benefici	Evidenzia un vantaggio concreto per il destinatario	“Incrementa le tue vendite con la nostra strategia collaudata”
Stimolante la curiosità	Stimola interesse con un elemento misterioso	“Il segreto per raddoppiare l’efficienza della tua azienda”
Personalizzato	Include il nome o dettagli specifici del destinatario	“Luca, ecco come possiamo supportare la tua azienda”
Problem-solving	Riconosce un pain point comune e propone una soluzione	“Problemi con le recensioni false? Possiamo aiutarti”

7. Costruisci un testo che catturi l’attenzione

Se l’oggetto è l’ingresso, il testo dell’email sarà la stanza in cui il destinatario decide se restare o uscire. Scrivere copy email efficace richiede alcune regole d’oro:

• Paragrafi brevi: Favoriscono la lettura veloce e la scansione visiva
• Bullet points: Evidenziano le informazioni chiave
• Sottotitoli: Spezzano il testo e guidano il lettore
• Coinvolgi subito: Le prime righe devono incuriosire e motivare a leggere oltre
• Chiarezza: Introduci te stesso, spiega il motivo del contatto e il valore che puoi offrire
• Specificità: Identifica il problema che risolvi e perché sei la scelta migliore
• Azioni concrete: Una call-to-action chiara e possibilmente personalizzata
• Personalizzazione: Adatta ogni messaggio al destinatario, ruolo, settore o situazione
• Firma completa: Aumenta credibilità e riconoscibilità

Vediamo alcune tecniche di pitching particolarmente efficaci con rispettivi esempi.

Breve e conciso
Breve e diretto. Secondo una sintesi dello studio Email Newsletter Usability di Nielsen Norman Group, più dell’80% dei lettori scansiona solamente il contenuto delle mail invece di leggerle. Un testo conciso permette di farsi capire subito.

Oggetto: Riduciamo i costi energetici della tua azienda

Su misura
Aggiungere dettagli di personalizzazione estrema, cioè non solo il nome, ma ruolo, settore, contesto e approccio lavorativo specifico del destinatario, ti aiutano a connettere con lui.

Oggetto: Un’opportunità SEO interessante per FutureTech

Hook and Proof
Inizia con una frase audace o una domanda stimolante, quindi supporta la tua affermazione con una statistica autorevole. Il lettore è incuriosito e rassicurato dalla fonte.
Oggetto: Un’opportunità SEO interessante per FutureTech

Pain Point
Dimostra che conosci un problema concreto del destinatario, e ti posiziona come soluzione affidabile e presenta il tuo prodotto o servizio come risposta chiara.

8. Personalizza

La personalizzazione va ben oltre l’inserimento del nome del destinatario nell’apertura. Alcune strategie efficaci includono:

• Connessioni comuni: Menziona contatti o network condivisi per creare fiducia immediata
• Esperienze condivise: Specifica se hai partecipato allo stesso evento o lavorato nello stesso settore, anche in momenti diversi
• Valori o approccio al lavoro simili: Mostra che la vostra filosofia o metodo si allinea con il suo

Quanto più dimostri di conoscere il destinatario e il suo lavoro, tanto maggiore sarà l’efficacia della tua cold email.

9. Stabilisci una tabella di marcia strategica

Il tempismo influenza direttamente i tassi di apertura. In generale, il mattino medio o primo pomeriggio dei giorni feriali sono i momenti più efficaci, ma nulla ti vieta di sperimentare. Differenti segmenti del tuo pubblico potrebbero reagire meglio in orari particolari, e testare ti permetterà di scoprirlo.

Considera anche che non tutti rispondono al primo invio, e va bene così. Prevedi una serie di follow-up automatici: di solito 2 o 3 email nell’arco di due settimane (uno dopo 3-5 giorni, il prossimo dopo 7-10, l’ultimo intorno alle due settimane). Devono essere:

• Brevi e cordiali, senza essere invadenti
• Fornire ulteriore valore o insight, per stimolare l’interesse e incentivare la risposta

10. Traccia le metriche e ottimizza

In ogni campagna di cold email è fondamentale monitorare le performance per capire cosa funziona e cosa no, e adattare la strategia futura. Le metriche email principali da tenere sotto controllo sono:

• Open rate: indica se l’oggetto e il preview text funzionano
• Response rate: basso? Forse stai puntando al pubblico sbagliato o il messaggio non è rilevante
• Conversion rate: quantifica il ritorno concreto della campagna e indica la qualità delle CTA
• Bounce rate: deve rimanere basso, segnale di liste aggiornate e valide
• Segnalazioni spam: anche poche sono un campanello d’allarme

Usando questi dati puoi ottimizzare ogni elemento della campagna: dall’oggetto al contenuto, dalla segmentazione alla frequenza dei follow-up. In questo modo ogni invio successivo sarà più mirato, efficace e sicuro per la reputazione del tuo dominio.

Specifiche legali delle cold email: Privacy, spam, GDPR

Inviando cold email bisogna prestare particolare attenzione a rispettare le regole precise sulla privacy e sulla protezione dei dati. In Italia, la normativa di riferimento è il GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati), mentre negli Stati Uniti si applica il CAN-SPAM Act. 

Ignorando queste regole si rischia l’intervento del Garante Privacy con richiami, avvertimenti e, in caso di violazioni persistenti, sanzioni più severe. Ecco le linee guida pratiche da seguire per inviare cold email in sicurezza e nel rispetto del GDPR:

• ❌ Indirizzi personali: Non inviare email promozionali a caselle personali (es. nome.cognome@email.com) senza consenso esplicito
• ✅ Indirizzi pubblici: Se l’indirizzo è stato reso pubblico con l’intento di ricevere contatti, come quello presente sul sito web aziendale, l’invio è consentito
• ✅ Email aziendali: Puoi contattare i professionisti purché il messaggio sia rilevante per il loro ruolo e includa un modo chiaro e immediato per rinunciare a future comunicazioni (opt-out). Questo è il cosiddetto “legittimo interesse”
• ⚠️ Fonti dei contatti: Raccogli solo contatti provenienti da fonti pubbliche e legittime, evitando l’acquisto di liste email
• ❗ Opt-out: Ogni email deve contenere un link o un pulsante per disiscriversi che funzioni immediatamente o quasi.
• ❗ Identificazione chiara: Indica sempre chi invia l’email (nome dell’azienda o del referente) e fornisci dati aziendali completi, come indirizzo fisico e partita IVA, se applicabile.
• ❗ Oggetto trasparente: Evita titoli ingannevoli, come far credere che l’email sia una risposta o urgente senza motivo.
• ⚠️ Conservazione dei dati: Archivia i contatti in sicurezza, accessibili solo a chi ne ha bisogno, e cancella i dati se richiesto o se i contatti non rispondono.

Oltre all’obbligo legale, le aziende che rispettano la privacy e le regole antispam aumentano la deliverability e instaurano fiducia con i destinatari, trasformando la cold email in uno strumento efficace e sicuro per il business. Non rispettare queste regole invece, oltre a metterti a rischio di sanzioni, peggiora la deliverability e aumenta il rischio di essere segnalato e finire nella cartella spam. Per evitare lo spam:

• 🌐 Configura correttamente il mittente: Utilizza un dominio dedicato o correttamente configurato, mantieni i volumi di invio graduali, evita invii massivi improvvisi.
• 📜 Occhio al contenuto delle mail: Scrivi messaggi coerenti, trasparenti e rilevanti, evita oggetti ingannevoli, eccesso di link o frasi allarmiste tipicamente associate allo spam.
• ⚙️ Autenticazione tecnica: Assicurati che la piattaforma che usi supporti e configuri correttamente SPF, DKIM e DMARC.
• 🧑‍💻 Gestisci i contatti: Monitora i bounce, pulisci regolarmente le liste e offri opt-out immediato.

Vantaggi delle cold email

Le cold email offrono vantaggi concreti per aziende di qualsiasi dimensione, ma risultano particolarmente potenti per piccoli team o startup che vogliono ottenere risultati senza grandi budget. Vediamo i vantaggi uno per uno:

1. Scalabilità
Una campagna di email a freddo ben strutturata permette di raggiungere un grande numero di contatti senza sacrificare il tocco personale. Ogni email può essere pensata per mantenere un approccio umano anche quando il numero dei destinatari cresce.

2. Automazione

Puoi programmare invii, monitorare aperture e risposte, impostare follow-up automatici e avere tutto sotto controllo con gli strumenti di automazione email. 

3. Generazione di lead

Con il giusto approccio, una cold email può trasformare un contatto in un prospect interessato, pronto a scoprire i tuoi prodotti o servizi e a instaurare una relazione commerciale duratura.

4. Networking

Le cold email possono diventare un canale per costruire relazioni strategiche e aprire opportunità di collaborazione o crescita reciproca, contattare leader di settore, mentori, o professionisti con interessi simili.

5. Link building e autorità online

In ottica SEO, le cold email sono un’ottimo strumento per ottenere backlink di qualità. Contattando blogger, giornalisti o influencer puoi proporre guest post, collaborazioni o condivisioni di contenuti, aumentando la visibilità del tuo sito e rafforzando l’autorità del brand nel tuo settore.

6. Adatte a piccoli team

Anche se le cold email permettono di competere con player più grandi, sono ideali per le piccole attività, che possono sfruttare l’autenticità e connessione personale che deriva dall’avere un team piccolo dove ogni membro è facilmente riconoscibile, senza grandi investimenti pubblicitari. 

Lancia la tua campagna di email a freddo

Diremmo che arrivato qui sei pronto per lanciare la tua campagna di cold email. Per facilitare questo processo, ricorda di affidarti a strumenti professionali che semplificano il lavoro e migliorano i risultati. 

L’Email Marketing di SiteGround, ad esempio, è uno strumento completo per invii sicuri e ottimizzati, che offre configurazioni tecniche avanzate come SPF, DKIM e DMARC, layout responsive e leggibili, pulsanti di opt-out automatici e linee guida per l’accessibilità. È perfetto per organizzare i contatti, programmare invii e monitorare aperture e risposte, mantenendo alta la deliverability e la reputazione del mittente.

In più, con l’Email Marketing Agent di AI Studio, puoi scrivere email migliori, personalizzate e ottimizzate per ottenere maggiore engagement. Insieme, questi strumenti ti permettono di ridurre il margine di errore, risparmiare tempo e garantire che ogni email arrivi nella casella giusta, rispettando le norme e le migliori pratiche di marketing.