Consigli per risparmiare tempo quando si gestisce un'attività online

Quando si tratta di gestire un’attività online, si ha molto altro a cui pensare oltre al proprio sito web. Certo, devi preoccuparti della sua continua manutenzione attraverso strumenti come i backup giornalieri e curare la sicurezza del sito. Ma devi anche tenere il passo con gli ordini e il supporto dei clienti, gestire la fatturazione e aggiornare le pratiche burocratiche. Il tuo sito sarà anche il fulcro della tua attività, ma c’è molto da fare oltre a tenerlo aggiornato. Tutto questo richiede tempo e può diventare un vero problema. Vediamo insieme cosa puoi puoi  fare per risparmiare un po’ di tempo quando gestisci un business online.

Aggrega le attività per essere efficiente

Si spera che la tua azienda abbia alcuni processi ripetibili pronti per essere accorpati. Un esempio potrebbe essere il controllare le email due volte al giorno invece di controllare la tua casella ogni momento. Oppure scrivere una serie di post per i social media e programmarli per pubblicarli in futuro. O ancora, organizzare e pianificare tutte le chiamate in un determinato momento.

Identifica quelle attività che svolgi spesso ma che non sono sensibili al fattore tempo e che quindi possono attendere anche delle ore.

L’email è sicuramente una di quelle, a prescindere da quello che può essere considerato un buon o cattivo modo di gestirla. Se è l’azienda è tua, sei tu a impostare uno standard per la lettura delle email. Se lavori per qualcun altro, spiega come il tuo output per l’azienda migliorerebbe con una diversa gestione della casella (e poi dimostralo).

È difficile riuscire a lavorare intensamente su qualcosa, concentrarsi su un compito ininterrottamente per più ore. Individua dunque le cose che puoi mettere da parte, impostale a orari specifici e ignorale in tutti gli altri momenti.

Trova gli strumenti giusti

Qualunque sia il modo in cui vendi, avrai bisogno di strumenti per gestire le vendite, raccogliere ed elaborare i pagamenti, creare fatture, preventivi e ricevute. Dovrai inoltre gestire la spedizione, le tasse, i contratti, la consegna e qualsiasi altro requisito specifico del settore. Gestire la configurazione di tutto ciò può essere un lavoro in sé!
Non prescriverò uno strumento o una suite specifica, in quanto le esigenze variano da azienda a azienda. Suggerisco invece di dedicare del tempo alla ricerca e alla lettura di recensioni imparziali.

Prova alcuni strumenti, ma evita di paralizzare l’analisi. Limitati a scegliere massimo due o tre fornitori di strumenti necessari per gestire la tua attività.

Fai la tua ricerca, scegli in tempi brevi gli strumenti giusti per le tue esigenze e passa alla gestione della tua attività.

Automatizza dove possibile

Ci sono alcune attività comuni a ogni azienda. Gestione dei contatti in entrata? Gestione della mailing list? Invece di accorpare queste attività è meglio automatizzarle senza che tu debba dare un input ogni volta. Se hai una newsletter (cosa che dovresti avere), utilizza un plugin per i form che si integra con la tua mailing list, oppure utilizza il codice del form fornito dal provider del servizio di mailing list e lascia che gli utenti si iscrivano e gestiscano la loro sottoscrizione. La maggior parte dei plugin per i form di WordPress ha questa funzione e la maggior parte dei servizi di posta elettronica offre i propri form.

Se vuoi seguire il precedente consiglio e scrivere in gruppo i contenuti del tuo blog e pianificare gli aggiornamenti dei social media, pensa anche ad automatizzarli. Lascia che un plugin o un servizio come Buffer o Hootsuite scelga il momento migliore per raggiungere il tuo pubblico e pubblichi nuovi stati senza dover stare davanti al computer tutto il giorno.

L’automazione ti consente di liberare la mente e avere tempo per altre cose, oltre a evitare di inciampare nella routine.

E questo ci porta proprio al mio prossimo consiglio, attenzione alla routine.

No ripeterti mai

Questo suggerimento si basa su quelli precedenti di raggruppamento e automazione. Supponiamo che tu risponda regolarmente alle richieste di un certo tipo da parte dei tuoi clienti. Vogliono sapere come utilizzare il tuo prodotto e tu spieghi i passaggi specifici in ogni email. Questo è un compito che può diventare ripetitivo.

Quando si tratta ad esempio di scrivere regolarmente le stesse cose, anche se variano leggermente, io provo a creare un testo esteso che posso utilizzare quando necessario. Nel mio caso, utilizzo un’app per MacOS chiamata Alfred, che ha una funzione di snippet in cui posso salvare il testo, aggiungere una parola chiave e persino aggiungere alcuni argomenti come usare la data corrente nella mia risposta o scambiare parte del mio testo con qualunque cosa sia nei miei appunti.

Quando devo scrivere un’email per la quale ho uno snippet salvato, posso copiare il nome del destinatario e digitare la parola chiave di espansione per quello snippet. Posso quindi prendere il testo e personalizzarlo rispetto alla situazione specifica in cui mi trovo. Inoltre, se ritieni che alcuni messaggi sono davvero ripetitivi, probabilmente sarebbe meglio scrivere un articolo di knowledge base in riferimento. È però anche vero che questo metodo è meno personale e potrebbe non rispondere esattamente a ciò che viene richiesto.

Non sacrificare i rapporti diretti e umani per motivi di efficienza.

Risparmiare tempo è uno stato mentale

Puoi allenarti a risparmiare tempo. Trova un modo per risparmiare tempo e che possa aiutarti a lavorare più velocemente e a finire prima il lavoro. Questo ti porterà ad avere ancora più tempo lavorare o per dedicarti a qualsiasi cosa tu desideri.

Annota tutto ciò che fai abitualmente per la tua attività e cerca di creare dei processi. Il tuo calendario, i tuoi clienti e la tua mente ti ringrazieranno.

E tu hai qualche trucco per risparmiare tempo? Condividilo con noi nei commenti qui sotto!