Strumenti per gestire un business online di successo

Ci sono molte cose di cui tener conto quando si gestisce un business online, oltre ovviamente a trovare clienti e sviluppare servizi per loro. Devi gestire contratti, fatture, preventivi, richieste e molto altro. È necessario tenere informati i clienti sullo stato di avanzamento dei pagamenti, sulla riscossione e su quelli che vengono eventualmente persi. Inoltre, è necessario disporre di un processo ripetibile che possa essere applicato a tutti i progetti senza incorrere in intoppi.

Nel seguente articolo, condividerò alcuni degli strumenti che utilizzo per gestire la mia attività online. Mi occupo di manutenzione e supporto WordPress in FixUpFox e ho provato dozzine di strumenti per cercare di rendere più semplice il mio lavoro. Non importa se tu utilizzi WordPress o meno, il mio obiettivo è aiutarti a gestire la tua attività concentrandoti sulla parte più importante: rendere felici i tuoi clienti e avere successo!

Gestione dei contatti

Poiché utilizzo Trello per tutta la pianificazione del mio progetto, ha per me senso usarlo anche per tenere traccia dei lead. Uso i campi personalizzati su Trello per aggiungere vari dettagli. Visualizzo il nome, l’email e il numero di telefono del lead nella parte anteriore della scheda. Anche i collegamenti e i file allegati al modulo vengono inseriti nella scheda per poterli esaminare. Inoltre, vengo a sapere la data di quando il modulo è stato compilato in modo da fissare una data massima di scadenza per contattare il lead. Infine, utilizzo la sezione commenti per tenere gli appunti, rendendo Trello un CRM semplice e flessibile. Con il piano gratuito di Trello puoi utilizzare un “power-up”, dunque  puoi impostare il flusso di lavoro sopra descritto gratuitamente per il tuo sito WordPress.

Poi c’è Zapier. Se non ne hai mai sentito parlare, è un servizio che automatizzerà la gestione dei tuoi vari strumenti. Zapier ti consente di prendere due servizi online e collegarli insieme. Ad esempio, puoi dirgli di controllare l’account Twitter della tua azienda e inviarti un messaggio quando qualcuno risponde. Oppure puoi fargli aggiornare un foglio di calcolo quando viene effettuata una vendita sul tuo sito. Zapier ha un piano gratuito che è un buon punto di partenza per capire se è lo strumento che fa al caso tuo.

Puoi anche impostare un’integrazione in Zapier per inviare l’output di uno dei tuoi moduli di contatto a un altro servizio per tracciare i lead. Zapier supporta Gravity Forms, WP Forms e Ninja Forms. Io uso Gravity Forms e invio i lead dal mio sito a Trello per tenermi organizzato con tutti i lead che arrivano. Se decidi di utilizzare WP Forms, che può essere facilmente integrato con Zapier, e sei un cliente SiteGround, puoi ottenere uno sconto del 50% sulla versione Pro visitando la sezione Marketplace nella tua Area Cliente SiteGround. Con un po’ più di lavoro manuale, puoi anche impostare altri plugin per moduli di contatto.

Fatturazione e preventivi

Uso da anni Sprout Invoices per gestire fatturazione e preventivi per la mia attività. Il piano aziendale a pagamento del plugin consente di gestire fatture e pagamenti ricorrenti per i clienti, con i dati di pagamento memorizzati nel sistema di pagamento di propria scelta. Ciò ti consente di impostare un sistema di fatturazione ricorrente che non richiede costantemente ai clienti di inserire i dati, mantenendo al tempo stesso al sicuro le loro informazioni. Mi piace anche perché i clienti possono avere una sezione sul mio sito che gli consente di visualizzare e stampare le fatture passate, nonché di modificare le informazioni di contatto e di pagamento.

Se hai già un sistema di fatturazione che ti piace, non sto suggerendo che dovresti cambiarlo. Ma se se non disponi già di un sistema per gestire le fatture, potresti provarlo. La maggior parte delle differenze tra i principali fornitori sono minime e il prezzo dei piani è abbastanza basso da giustificare il vantaggio di garantire un processo ripetibile per la raccolta dei pagamenti dai clienti.

Accordi di gestione

Uso WP E-Sign (noto anche come ApproveMe) per i contratti di gestione e manutenzione per i miei clienti. Come gli altri strumenti che suggerisco, anche questo offre un processo ripetibile di gestione per qualcosa di fondamentale: avere contratti e accordi firmati digitalmente da clienti e venditori. Ho un contratto di gestione che è stato creato e verificato da un avvocato che utilizzo per tutti i miei clienti.

WP E-Sign mi consente di creare un modello, che posso quindi personalizzare in base alle esigenze di ciascun cliente. Questo mi permette di inserire le informazioni di contatto per loro, o di inserirle quando firmano il contratto. Ogni documento si trova su un URL personalizzato ed è accessibile solo alle persone che deve vederlo. Posso essere informato quando il documento viene visualizzato e quando viene firmato.

Se si sceglie di utilizzare Sprout Invoices, si integra anche con WP E-Sign per consentire ai clienti di firmare anche fatture e preventivi. Ciò mi consente di creare un flusso di lavoro per l’onboarding di nuovi clienti che richiedono la firma di un contratto, la ricezione di una fattura e il pagamento, il tutto senza che io debba fare nulla oltre la configurazione iniziale. Al termine, ricevo una notifica in modo da poter iniziare a lavorare.

Gestione del supporto

La gestione del supporto per me è simile al sistema di tracciamento dei lead. Ho un setup di Gravity Form sul mio sito che fornisce informazioni a Trello, sul quale i clienti possono porre domande di assistenza. Tuttavia, non mi aspetto che tutti i clienti lo utilizzino e consento loro di inviare richieste via email o direttamente su Trello. Questo garantisce loro una certa flessibilità, limitando al contempo i “luoghi” da tenere d’occhio quando è il momento di lavorare.

Dal momento che lavoro con WordPress, ho una vasta selezione di strumenti che posso utilizzare per gestire siti multipli. Io uso InfiniteWP per gestire i backup e gli aggiornamenti dei siti. Inoltre, infiniteWP mi consente di inviare report direttamente ai clienti con le modifiche apportate ai loro siti.

Mindset

Indipendentemente dagli strumenti che utilizzi per gestire il tuo business online, ci sono alcuni suggerimenti applicabili sempre:

• Non rendere le cose complicate. Trova uno strumento adatto alle tue esigenze e utilizzalo. Ci sono così tante opzioni là fuori che confrontarle tutte richiederebbe un tempo infinito e la scelta di uno piuttosto che dell’altro non influirebbe poi tanto sulla tua attività.
• Rendi i processi ripetibili. Meno devi pensare mentre svolgi compiti di routine, più tempo ed energia puoi risparmiare per il vero lavoro.
• Prendi nota di tutto. Dimenticherai le cose. Non puoi ricordare a memoria tutte le scadenze, le attività o le richieste dei clienti. Dedicare un po’ di tempo alla pianificazione ti farà risparmiare tempo in futuro tanti mal di testa.

Spero che in questo articolo troverai almeno un nuovo strumento che ti aiuterà a migliorare la tua attività. Dovresti sempre puntare a far funzionare la tua attività in autonomia. Questi suggerimenti hanno lo scopo di aiutarti ad arrivare a questo e rendere più piacevole iniziare la giornata.